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流程優化不僅僅指做正確的事,還包括如何正確地做這些事。流程優化是一項策略,通過不斷發展、完善、優化業務流程保持企業的競爭優勢。在流程的設計和實施過程中,要對流程進行不斷的改進,以期取得最佳的效果。對現有工作流程的梳理、完善和改進的過程,稱為流程的優化。對流程的優化,不論是對流程整體的優化還是對其中部分的改進,如減少環節、改變時序,都是以提高工作質量、提高工作效率、降低成本、降低勞動強度、節約能耗、保證安全生產、減少污染等為目的。

流程優化要圍繞優化對象要達到的目標進行;在現有的基礎上,提出改進后的實施方案,并對其作出評價;針對評價中發現的問題,再次進行改進,直至滿意后開始試行,正式實施。

(一)流程優化的途徑:

流程優化的主要途徑是設備更新、材料替代、環節簡化和時序調整。大部分流程可以通過流程改造的方法完成優化過程。對于某些效率低下的流程,也可以完全推翻原有流程,運用重新設計的方法獲得流程的優化。

1、流程改造

在難以采用設備更新和材料替代優化流程時,往往采取以下措施:

(1)取消所有不必要的工作環節和內容

有必要取消的工作,自然不必再花時間研究如何改進。某個處理、某道手續,首先要研究是否可以取消,這是改善工作程序、提高工作效率的最高原則。

(2)合并必要的工作

如工作環節不能取消,可進而研究能否合并。為了做好一項工作,自然要有分工和合作。分工的目的,或是由于專業需要,為了提高工作效率;或是因工作量超過某些人員所能承受的負擔。如果不是這樣,就需要合并。有時為了提高效率、簡化工作甚至不必過多地考慮專業分工,而且特別需要考慮保持滿負荷工作。

(3)程序的合理重排

取消和合并以后,還要將所有程序按照合理的邏輯重排順序,或者在改變其他要素順序后,重新安排工作順序和步驟

在這一過程中還可進一步發現可以取消和合并的內容,使作業更有條理,工作效率更高。

(4)簡化所必需的工作環節

對程序的改進,除去可取消和合并之外,余下的還可進行必要的簡化,這種簡化是對工作內容和處理環節本身的簡化。

2、重新設計新流程

如果決定采用重新設計的方法優化流程,可按以下步驟進行:

(1)首先要充分理解現有流程,以避免新設計中出現類似的問題。

(2)集思廣益,奇思妙想,提出新思路。

(3)思路轉變成流程設計。對新提出來的流程思路的細節進行探討。不以現有流程設計為基礎,堅持“全新設計”的立場,反復迭代,多次檢討,深入到一定細節的考慮,瞄準目標設計出新的流程。

(4)新流程設計出來之后,應該通過模擬它在現實中的運行對設計進行檢驗。流程圖是一個描述新流程的理想手段,檢驗前應畫出流程圖。

(二)優化的內容:

1、工期優化

2、工藝優化

3、成本優化

4、技術優化

5、質量優化

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